Кошик
35 відгуків
Юридическая компания «ЮР-ИНВЕСТ»
+380953831525
+380953831525
+380639433125
+380443380325

Первинні документи

Первинні документи

Первинні документи

Про значимості первинного документа можна говорити багато. Первинний документ — документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення (ст. 1 ЗУ «ПРО бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»). Відповідно, первинний документ є базисом для різних видів звітностей – фінансової, статистичної, в тому числі і податкової. Податковий Кодекс також підкреслив значимість первинних документів, а саме п. 1 ст. 44 «Для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.»

У цьому ж пункті підкреслено, що не відносяться до витрат витрати, не підтверджені первинними документами, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачена правилами ведення бухгалтерського обліку та нарахування податку.

Але бухгалтерським і податковим урахуванням справа не обмежилася. Деколи первинний документ є належним та допустимим доказом при розгляді, в тому числі і судовому, спорів з приводу самого факту господарської операції.

Ще раз уважно перечитавши поняття «первинний документ», можна зробити висновок, що основна його ознака – фіксація господарської операції. Дуже важливо не помилитися у класифікації «первинний» або «не первинний документ, адже правильне визначення статусу документа впливає на його оформлення та наслідки, які він породжує. Не маловажним моментом є і те, що якщо документ все-таки «первинний», то на нього поширюються всі вимоги щодо реквізитів, форми, мови, особливостей складання, які пред'являються до первинці.

Існує ряд документів, досить спірних у визначенні їх статусу. Ось, мабуть, найбільш цікаві:

Акт звірки заборгованості. Вивчивши судову практику можна побачити, що є кілька рішень, які визнають за актом статус первинного документа, але, в більшості своїй, суди виходять із зворотного. В їх рішеннях частіше можна зустріти щось схоже на наступну фразу «акт звірки заборгованості не є первинним документом і не доводить факту здійснення будь-яких господарських операцій». Результат – не задовольняються вимоги щодо стягнення заборгованості, яку опонент підтверджує лише таким актом. І навіть у зворотній ситуації, коли згідно з актом звірки заборгованості немає, а первинний документ говорить про протилежне, то перемогу в цьому нерівному поєдинку отримує первинний документ і буде винесено рішення про стягнення заборгованості.

Рахунок-фактура. Мінфін не раз говорив у своїх листах, що рахунок-фактура не є первинним документом, так і в постанові ВГСУ від 24.03.2010 року №10/207-09 сказано так само. Але це не зупинило авторів Науково-практичного коментаря до ПКУ (Кол. авторів [заг. редакція М. Я. Азарова]. – К: Міністерство фінансів України, Національний інститут ДПС України, 2010. – 2389 стор., у трьох томах.), які в коментарі до п. 2 ст. 135 вказали на первинність цього документа.

Калькуляція собівартості. Ні і ще раз ні. Це все на все, розрахунок витрат на виробництво одиниці виробу або послуг. Його при всьому бажанні не можна назвати первинним документом.

До первинних документів пред'являються певні вимоги. У ч. 2 ст. 9 ЗУ «ПРО бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» сказано:

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити:

  • назва документа (форми);
  • дату і місце складання;
  • назву підприємства, від імені якого складено документ;
  • зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
  • посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
  • особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

От найбільш типові ситуації, які виникають при складанні первинних документів:

  1. Дуже часто працівники податкових органів не сприймають документи без печатки. Але ж печатка не є обов'язковим реквізит первинки. Не обійтися без печатки лише в тому випадку, якщо в типовій формі первинного документа зазначено «місце печатки».
  2. Чи необхідно в накладній посилатися на конкретний договір як основу для господарської операції? Прямої вимоги немає. Але це можна назвати доцільним, особливо якщо між сторонами укладено кілька договорів щодо ідентичних товарів, послуг. Тим більше наше законодавство дозволяє включати додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо
  3. Іноді висувається вимога щодо необхідності зазначення місця та часу надання послуг. Але ці відомості не можна зарахувати до обов'язковим реквізитам, тому що обов'язково дата і місце складання документа, а не здійснення госпоперації. І з цього приводу можна процитувати ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік первинний документ складають під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення»
  4. Якщо не вказано обсяг господарської операції – це дійсно проблема. Тоді визнати цей документ первинним – неможливо.
  5. Буває, що відповідальна особа ставить підпис, але не вказує свою посаду. І тоді виникає питання про його «первинність». Таке ж питання може виникнути і при відсутності прізвища (імені, по батькові) відповідальної особи.

Враховуючи все вищесказане, рекомендуємо вказувати деякі «необов'язкові» реквізити, а саме:

  • посилання на підставу господарської операції (наприклад, конкретний договір);
  • місце і час господарської операції;
  • прізвище особи, яка підписала документ.

Підприємство може самостійно виготовляти бланки первинних документів. Головне, щоб у них містилися необхідні реквізити, встановлені для первинних документів. Але можуть виникнути розбіжності з контролюючими органами та з цього, простіше використовувати типові або спеціалізовані форми.

Щодо мови складання первинних документів можна сказати наступне. Наше законодавство в деяких випадках дозволяє застосовувати іншу мову (крім української) при складанні первинного документа. Але є деякі складності в реалізації права. Так що краще складати первинку українською мовою. Хоча деякі держоргани не бачать «гріха» в складанні первинної документації російською мовою, але українською буде надійніше.

 

 

Юридична консультація

Юридичні послуги для бізнесу

Сімейні спори, спадщина